Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara memusnahkan 889 arsip dari tiga organisasi perangkat daerah yang telah habis masa retensinya di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta, Rabu (16/9). Pemusnahan menyasar dokumen kurun 2015 hingga 2022 yang dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Kegiatan itu disaksikan pejabat lingkungan Pemkab Paluta dan didampingi Bagian Hukum serta Inspektorat.
PADANG LAWAS UTARA — Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta Budi Alamsyah Hasibuan menyatakan pemusnahan arsip bukan sekadar mengurangi volume dokumen. Menurut dia, langkah itu bagian dari efisiensi pengelolaan ruang penyimpanan.
"Pemusnahan arsip ini tidak semata-mata merupakan kegiatan mengurangi volume arsip, tetapi juga merupakan upaya untuk menciptakan efisiensi dalam pengelolaan ruang penyimpanan, serta memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai sejarah tetap terjaga dan terlindungi," kata Budi.
Rincian 889 Arsip dari Tiga OPD
Dari total 889 arsip yang dimusnahkan, sebanyak 493 berasal dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk kurun waktu 2015, 2017, dan 2018. Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman menyumbang 222 arsip dari rentang 2017, 2019, dan 2020.
Adapun Dinas P3AP2KB menyerahkan 174 arsip untuk kurun 2018 hingga 2022. Seluruh dokumen telah melewati proses penyusutan dan dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna.
Prosedur Pemusnahan Diawasi Inspektorat
Asisten III Administrasi Umum Setdakab Paluta Eva Sartika Siregar membuka kegiatan tersebut mewakili Bupati Paluta Reski Basyah Harahap. Ia menegaskan pemusnahan arsip tidak dilakukan sembarangan, melainkan melalui tahapan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
"Perlu saya tegasikan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar memusnahkan atau mengurangi tumpukan dokumen, dan bukan pula berarti menghilangkan sejarah atau menghapus informasi pemerintahan secara sembarangan. Sebaliknya, ini adalah wujud penataan arsip secara profesional," ujar Eva membacakan sambutan tertulis bupati.
Pengelolaan arsip di lingkungan Pemkab Paluta mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara Nomor 10 Tahun 2019. Bagian Hukum Setdakab Paluta dan Inspektorat mendampingi seluruh proses untuk memastikan tahapan berjalan sesuai prosedur hukum dan ketentuan pengawasan.
Arsip sebagai Memori Pemerintahan
Eva menyebut pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip berfungsi sebagai bukti administrasi, sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan memori pemerintahan.
Pemkab Paluta berharap kegiatan tersebut menjadi contoh bagi OPD lainnya untuk melaksanakan penyusutan dan pengelolaan arsip secara tertib. Tujuannya membangun budaya administrasi pemerintahan yang lebih akuntabel.
